[ADVERTORIAL] – Een evenement organiseren vraagt veel voorbereiding. Afhankelijk van de aard van het evenement en het aantal deelnemers moet er een geschikte locatie worden gevonden. Wil je je evenement in de openlucht organiseren? Dan moeten de weergoden je wel goed gezind zijn. Als het regent is de kans groot dat het evenement letterlijk in het water valt. Zeker als er een artiest optreedt of als er een ander soort act op een podium staat, is het vaak veiliger om een tent te regelen. Dan kan het optreden in ieder geval doorgaan, ook als het weer niet helemaal wil meewerken.
Een tent regelen voor jouw evenement
Voor een evenement zijn sailcloth tenten prima geschikt. Ze zijn leverbaar in tal van uitvoeringen en formaten. Bij ieder formaat wordt aangegeven voor hoeveel personen de tent ongeveer geschikt is. Zorg er altijd voor dat er niet te veel mensen in de tent aanwezig zijn. Als er een calamiteit optreedt moeten de aanwezigen zo snel maar ook zo veilig mogelijk de tent kunnen verlaten. Als er zitplaatsen in de tent zijn geregeld, zorg er dan voor dat die niet te dicht op elkaar staan zodat er geen paniek kan ontstaan mocht de tent snel ontruimd moeten worden.
Zorg dat de vergunning in orde is
Wanneer je een evenement organiseert met een tent van Qtents dan is het belangrijk om de vergunning hiervoor tijdig aan te vragen. Een vergunning is vrijwel altijd nodig als je een evenement wilt organiseren op openbaar terrein. Op eigen terrein is een vergunning niet nodig. Is het de verwachting dat er geluidsoverlast zal zijn? Informeer de buren dan tijdig, of beter nog: nodig ze uit. Dat voorkomt klachten en dat je wellicht de politie aan de deur krijgt.
Vraag je wel of geen entree?
Wanneer je een evenement organiseert waarvoor je entree wilt vragen dan vraagt dat wel meer van de organisatie. Je moet er dan immers voor zorgen dat alleen betalende bezoekers het terrein op kunnen komen. Er moet een systeem komen voor de controle van toegangsbewijzen. Dit kan digitaal, met een scanner die barcodes of QR-codes kan lezen. Maar dit moet je dan tijdig regelen, voordat de toegangsbewijzen worden uitgegeven.
Kondig je evenement tijdig aan
Veel mensen hebben een agenda die snel vol loopt met allerlei afspraken. Los van alles wat je moet regelen om alles op rolletjes te laten lopen, is het daarom ook aan te raden om je evenement tijdig aan te kondigen. Een half jaar van tevoren is echt niet vreemd. Als je de kaartverkoop of kaartuitgifte tijdig start dan weet je ook met hoeveel bezoekers je ongeveer rekening moet houden. Dit is handig bij het regelen van de faciliteiten zoals de feesttent, toiletten en catering. Soms is het ook handig om een plan B te hebben, als het weer niet meewerkt of er andere belemmeringen zijn. Bij harde wind kun je een tent niet neerzetten omdat dan het risico op ongelukken te groot is.
