Afgelopen mei heeft Aannemersbedrijf Van Wijlen B.V. de Waalwijk sport-app geïntroduceerd bij de verenigingen als hèt communicatiemiddel voor het onderhoud van de buitensportaccommodaties. Gemeente Waalwijk heeft in 2018 het specialistisch onderhoud van de buitensportaccommodaties na een aanbesteding opnieuw gegund aan Aannemersbedrijf Van Wijlen B.V.
Accountmanager Bertjan Emons: ‘We hebben ons bij de aanbesteding weten te onderscheiden door een goed doordacht plan van aanpak, waarin we de onderwerpen ‘communicatie’ en ‘transparantie’ een prominente rol hebben gegeven. Na onafhankelijke beoordeling van de inschrijvingen bleek Van Wijlen het best te score op prijs en kwaliteit en hebben daardoor de werkzaamheden gegund gekregen.
Patrick van Gils, adviseur projectbegeleider, voegt toe: ‘Daarnaast hadden we al de nodige kennis opgedaan in de voorgaande besteksperiode toen we ook het onderhoud bij sportverenigingen voor de gemeente verzorgde. De gemeente zag de meerwaarde van ons plan, mede door de klantwens centraal te stellen en die te verwerken in een nieuwe communicatiestrategie. Middels het toepassen van een communicatieposter en de inzet van accountmanagers bleek dat we goed hadden nagedacht over het gehele proces. In de praktijk wordt dit ondersteund door de Waalwijk sport app die we hebben ontwikkeld. Vanaf begin mei maken 9 verenigingen hier gebruik van.’
Waalwijk sport app
Thijs Zandwijk, teammanager van het gemeentelijk Sportbedrijf: ‘Deze app zorgt voor een versteviging van de samenwerking tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en gebruikers. Eerder was de communicatie versnipperd met inefficiëntie als gevolg. Zo kon het voorkomen dat vrijwilligers van een sportclub aan de slag gingen met bijvoorbeeld snoeien en schoffelen, terwijl de week daarna de aannemer deze werkzaamheden had ingepland. De planning van het reguliere onderhoud is nu opgenomen in de app. Dit maakt het voor iedereen inzichtelijk.’ Bertjan vult aan: ‘Er is voortaan één communicatiekanaal. We zijn de spil in het opnemen van het werk. Hiermee ontzorgen we dus zowel de gemeente als de verenigingen.’
Communicatiedossier
Nu is het zaak om de app actief te gaan gebruiken. Bertjan legt uit: ‘Vanochtend kreeg ik nog een telefoontje over een lekkage bij een sportveld, een typisch voorbeeld van iets wat via de app gemeld had kunnen worden. Dit werkt overigens eenvoudig: je kunt namelijk de sportvelden inzichtelijk maken op een kaartje, eventueel met gps. Op die manier kun je exact aangeven waar het onderhoud moet plaatsvinden. Daarnaast kunnen er foto’s worden toegevoegd. Door het gebruik van de app ontstaat er een communicatiedossier want alles rondom het onderhoud wordt op dezelfde plek vastgelegd en bewaard.’
Tips, enquêtes en workshops
Patrick vertelt over de andere mogelijkheden van de app: ‘Je vindt er bovendien tips over hoe het onderhoud uit te voeren, denk bijvoorbeeld aan bewatering van de velden tijdens extreme droogte. We versturen via de app ook enquêtes. Zo kunnen we de wensen en de tevredenheid van onze klanten nog beter in kaart brengen. We gaan daarnaast workshops geven over het onderhoud van de sportvelden. Tot slot wil ik nog vermelden dat er 2-jaarlijks een kwaliteitsinspectie door een onafhankelijk expert zal plaatsvinden om de kwaliteit van de sportvelden te toetsen. Uit die inspecties komen verbetervoorstellen voort die we vervolgens verwerken in een meerjarig onderhoudsplan. Zo kunnen we op een gestructureerde wijze de verwachtingen managen. Thijs sluit af: ‘Het verbeteren van de communicatie, transparantie en samenwerking tussen gebruiker, aannemer en gemeente zijn de speerpunten. Dit alles met één doel: meer speelplezier op kwalitatief goede sportvelden. Want als de sporter tevreden is, zijn wij dat ook!
