Als een van de eerste accountantskantoren in Nederland is Finc met haar audit- en assurancepraktijk volledig ingericht op het digitaal uitbrengen van jaarstukken met accountantsverklaring en een gekwalificeerde digitale ondertekening (PKI-beroepscertificaat).
Pen en papier kan zo goed als de deur uit bij Finc en ‘de inkt-handtekening’ van de accountant is nagenoeg verdwenen bij het Waalwijkse accountantskantoor. Aanleiding hiervoor is de verplichting dat controleplichtige ondernemingen vanaf boekjaar 2017 jaarstukken digitaal moeten deponeren bij de KvK in SBR-formaat (XBRL), voorzien van een digitale controleverklaring van de accountant met een speciaal gekwalificeerde digitale handtekening. Finc heeft ook direct doorgepakt en brengt voortaan ook alle jaarstukken voor niet-controleplichtige bedrijven digitaal uit met een digitale handtekening van een van de geregistreerde accountants van het kantoor. Iets wat vandaag de dag nog uitzonderlijk is in Nederland.
Digitale jaarstukken ook voor niet-controleplichtigen
Tegelijkertijd met de voorbereiding op het zogenaamde SBR-assurance-programma liep ook de implementatie van de klantportal OfficeCom van Unidis. Een klantsysteem dat aansluit op de Unit4 software die Finc gebruikt. “We hebben toen besloten om beide trajecten aan elkaar te koppelen, zodat we alle jaarrekeningen digitaal kunnen maken en ondertekenen. Niets meer op papier. Wel zo duurzaam en heel praktisch voor de klant en voor ons.”, aldus drs. Wouter Dekker AA, directeur en auditspecialist bij Finc Accountants.
De overige directieleden van Finc, Arno van Oosterhout AA en Edward Gaakeer RA kregen door deze beslissing dus ook direct een erkend PKI-beroepscertificaat. En dat is zeldzaam in Nederland. Voor niet-controlerend accountants is er immers geen verplichtstelling. “Wij zijn nu al zover dat de eerste jaarrekeningen 2017 zijn uitgebracht; met ondertekening met het PKI-beroepscertificaat, in PDF én via de klantportal. Volgens Laury Traksel van Unidis zijn er nog geen andere accountantskantoren in Nederland, die met OfficeCom werken en op deze wijze jaarrekeningen uitbrengen.
Vooroplopen is geen doel op zich
Vooroplopen is voor Finc geen doel op zich volgens accountant Dekker. Het gaat er bij het Waalwijkse accountantskantoor om dat klanten op een dusdanige manier bijgestaan worden op fiscaal en financieel gebied, dat zij succesvol ondernemen en prettig leven. Zakelijk en privé moeten de zaken van de ondernemer en de onderneming tiptop in orde zijn. Dekker zegt hierover: “Dat vraagt om meebewegen, tijdig aan de bel trekken bij de klanten en proactief adviseren. Dit kan alleen maar als je als kantoor de juiste gekwalificeerde mensen in huis hebt en blijft investeren in goede middelen. Digitaliseren is dan ook een groot issue bij ons kantoor, maar raakt eigenlijk ook alle collega’s in onze sector. De afgelopen maanden hebben we als relatief klein kantoor een olifantensprong gemaakt met het volledig digitaliseren van onze audit- en assurancepraktijk en uiteindelijk ook de accountancy-afdeling. “
In de rij
Het adviesbureau DOCCO begeleidde Finc over de te nemen processtappen en heeft geholpen bij het aanvragen van de PKI-beroepscertificaten via een van de officiële uitgiftebedrijven in Nederland. Ook leverde DOCCO aan Finc de benodigde software (Printless) om het mogelijk te maken om met het PKI-beroepscertificaat te ondertekenen in de Unit4-programma’s. Wouter Dekker zegt: “DOCCO heeft mij bij al de beschreven stappen enorm geholpen, inclusief het aanvragen van het PKI-beroepscertificaat. Voor ons is het geen dagelijkse business en voor hen duidelijk wel. Gelukkig hadden ze vorig jaar nog voldoende tijd om deze implementatie bij ons kantoor mede te realiseren. Nu is het topdrukte bij ze, want ze zijn een van de weinige specialisten op dit vlak. Daarnaast zijn er slechts weinig partijen in Nederland die de beroepscertificaten uitgeven. Accountants moesten eigenlijk sinds 1 januari de certificaten in huis hebben om te kunnen ondertekenen. Nu staan ze ‘in de rij’. Gelukkig hebben wij de slag al gemaakt bij Finc.”
